SPORT PASSION 2023 / Assistant administratif et logistique

Vous serez placé(e) sous l’autorité du chargé de projet du service des sports de la Communauté d’Agglomération Melun Val de Seine.

Fort de plus de 25 ans d’expérience, Sport Passion est une référence en matière d’animation sportive estivale sur le territoire de l’Agglomération Melun Val de Seine. Il s’agit de stages hebdomadaires d’initiation « multisports » répartis sur plusieurs sites d’activités, incluant le déjeuner et le goûter, ainsi qu’un service complémentaire d’accueil et de transport le matin et le soir pour les stagiaires. Le contenu pédagogique et la diversité recherchée dans les activités proposées aux stagiaires, le nombre et la qualité des équipements et du matériel mis à disposition, ainsi que l’accompagnement quotidien du service des sports de l’Agglomération, garantissent un cadre de travail privilégié, propice à l’épanouissement de tous les membres de l’équipe, chargés de l’organisation, de l’encadrement et de l’animation du dispositif.

Votre mission sera d’assurer le suivi et la coordination des tâches administratives et des besoins logistiques à l’approche puis pendant toute la durée du dispositif.

Encadré(e) par le chargé de projets du service des sport, responsable de l’organisation et du pilotage du dispositif, vous :

• Participerez, dans les semaines précédant le début du dispositif, à la rencontre des partenaires et des prestataires chargés de l’organisation des activités et des services (transports, restauration, …) proposés aux stagiaires ;
• Reconnaîtrez, en amont, les sites d’activités, les installations mises à disposition et les circuits de transport des stagiaires ;
• Contribuerez à la mise à jour de l’inventaire, à la répartition et au réassort du matériel sportif et d’animation mis à disposition des équipes pédagogiques (éducateurs sportifs et animateurs BAFA) ;
• Contribuerez à la préparation des journées d’accueil et de présentation du dispositif aux équipes pédagogiques, animées par le chargé de projets du service des sports ;
• Communiquerez chaque semaine aux partenaires et aux prestataires du dispositif, les effectifs des stagiaires inscrits sur chacun des trois sites d’activités pour la confirmation et le suivi des commandes, conformément aux marchés et aux contrats souscrits ;
• Transmettrez chaque semaine aux équipes pédagogiques les tableaux de bords contenant l’ensemble des renseignements administratifs et sanitaires issus des dossiers d’inscription ;
• Suppléerez l’assistante du service des sports, en son absence, dans la prise des inscriptions ;
• Serez le contact privilégié des parents durant le dispositif pour recevoir toute information en lien avec leurs enfants (absence, retard, toute précision utile complétant les informations renseignées dans le dossier d’inscription, …) et leur transmettre toute précision relative à l’organisation et au déroulement du dispositif ;
• Centraliserez les besoins en matériel d’animation exprimés par les équipes pédagogiques durant le dispositif pour procéder aux réassorts après validation du chargé de projets ;
• Récupèrerez chaque semaine les photos prises par les équipes pédagogiques pour transmission au service communication chargé de la mise en ligne des contenus durant le dispositif ;
• Participerez à la réunion hebdomadaire animée par le chargé de projet avec les responsables de sites et en dresserez le compte-rendu ;
• Etablirez le bilan statistique du dispositif à partir des feuilles de présence et des effectifs hebdomadaires consolidés ;
• Enverrez chaque semaine le questionnaire de satisfaction aux familles et collecterez les résultats pour en établir le bilan final ;
• Suppléerez le chargé de projets en son absence, en qualité de référent principal des équipes pédagogiques (notamment dans l’animation de la réunion hebdomadaire avec les responsables de sites), des partenaires, des prestataires et des familles dans le traitement des demandes et des urgences avec l’appui de la direction du service des sports

Qualités et compétences requises :

• Disponibilité, ponctualité et rigueur ;
• Dynamisme et investissement ;
• Organisation et planification du travail en lien avec le rythme et les échéances du dispositif ;
• Très bonne maîtrise de l’outil informatique et notamment du traitement de texte, tableur, diaporama, réalisation de formulaires, …
• Posture et communication professionnelle
• Qualité rédactionnelle
• Sens des responsabilités et du service public
• Capacité à travailler en équipe
• Réactivité et autonomie
• Appétence pour le monde sportif et le monde de l’enfant
• Compétences et expérience dans l’animation appréciées

Situation fonctionelle

Travail en lien avec les équipes d’éducateurs sportifs et d’animateurs BAFA, ainsi qu’avec les services de l’Agglomération, les partenaires et les prestataires du dispositif, sous l’autorité du chargé de projet du service des sports de la Communauté d’Agglomération Melun Val de Seine.

Type d'emploi, volume horaire et rémunération

• Contrat à durée déterminée du 19 juin 2023 au 1er septembre 2023.
• 35 heures hebdomadaires. Heures supplémentaires à prévoir pendant le dispositif (du 10 juillet au 25 août) liées à l’augmentation de la durée de travail journalière (+ 1 heure/jour).
• Salaire minimum conventionnel groupe 2 (statut employé) de la Convention Collective Nationale du Sport + indemnité compensatrice de congés payés + Prime de précarité. Soit un salaire mensuel indicatif entre 1900€ et 2 050€ net pour un mois complet pendant le dispositif en fonction du nombre d’heures supplémentaires réalisées.

Localisation :

• Siège de la Communauté d’Agglomération Melun Val de Seine, Dammarie-les-Lys (77)

Profil

• Titulaire du permis B obligatoire.
• Expériences similaires appréciées.