Située aux portes du Grand Paris (à 25 minutes de la Gare de Lyon et accessible par le RER D), entre Seine et forêt de Fontainebleau, riche d’une histoire millénaire, la Communauté d’agglomération Melun Val de Seine offre une qualité de vie remarquable.

Actuellement, nous recrutons :

Environnement / Patrimoine

Assistant(e) patrimoine et environnement

Référence : Assistant(e) patrimoine et environnement

La Communauté d'Agglomération Melun Val de Seine, recrute un(e) assistant(e) au sein du service patrimoine et environnement (Catégorie C). Poste à pourvoir au 1er septembre.

Publié le

Située aux portes du Grand Paris (à 25 minutes de la Gare de Lyon et accessible par le RER D), entre Seine et forêt de Fontainebleau, riche d’une histoire millénaire, la Communauté d’agglomération Melun Val de Seine offre une qualité de vie remarquable.

Rattaché à la Direction Patrimoine et Environnement, nous recrutons :

Un(e) assistant(e) pour le pôle administratif (Catégorie C).

MISSIONS ET ACTIVITES AFFERENTES

Accueil

  • Accueil physique et téléphonique des administrés, fournisseurs, communes, organismes divers...
  • Filtrer et orienter les appels téléphoniques selon la demande des interlocuteurs
  • Rédaction et transmission des messages

Planification

  • Organisation des rendez-vous
  • Gestion des agendas en fonction des priorités de la Direction
  • Préparation et organisation des réunions (réservation salles, convocation, diffusion documents...)

Gestion administrative

 

  • Assistance au suivi de projets en lien avec les agents des services Patrimoine et déchets
  • Assurer la transmission d’informations auprès des différents services sur la gestion courante
  • Assurer la relation avec les partenaires extérieurs (fournisseurs, prestataires, organismes publiques...)
  • Intégration des priorités des services de la Direction dans l’organisation des activités de secrétariat
  • Tri, mise en forme, enregistrement et suivi des courriers
  • Mise en forme, enregistrement, suivi et classement des actes administratifs
  • Suivi des conventions et documents contractuels, relation avec les différents partenaires
  • Etablissement et diffusion des documents à destination des commissions, comités de pilotage, comités techniques
  • Rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion
  • Tri, classement et archivages de documents
  • Gestion des stocks de biens et de fourniture
  • Polyvalence avec les autres assistantes du service

Gestion financière

  • Suivi financier avec les services finances et commande publique pour assurer le respect du calendrier budgétaire
  • Assistance à l’élaboration des budgets primitifs, supplémentaires et décisions modificatives
  • Suivi de l’exécution budgétaire
  • Réalisation des engagements, bons de commande, rapprochements des factures
  • Renseignement des outils de gestion budgétaire partagés avec les services Patrimoine et Déchets
  • Suivi des dossiers de redevance spéciale pour les déchets non ménagers en lien avec le SMITOM
  • Suivi des exonérations de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères en lien avec le service finances
  • Traitement des relances des fournisseurs
  • Traitement des rejets de mandats par la Trésorerie principale en lien avec le service finances
  • Suivi des dossiers de demandes de subventions en lien avec les services de la Direction et les partenaires financiers

COMPETENCES

Savoirs

  • Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Maîtrise des outils de communication
  • Techniques de prise de notes
  • Fonctionnement des collectivités territoriales
  • Procédures de gestion administrative

Savoir-faire

  • Accueil du public
  • Gestion d’agendas
  • Suivi d’activité
  • Prise de notes et rédaction de comptes rendus
  • Traitement de l’information
  • Gestion des priorités
  • Saisie et mise en forme de documents
  • Classement de documents

Savoir-être

  • Autonomie
  • Esprit d’initiative
  • Polyvalence
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Rigueur
  • Organisation
  • Sens du relationnel
  • Discrétion, confidentialité

RELATIONS FONCTIONNELLES

  • Supérieur hiérarchique direct : responsable pôle administratif
  • Relations internes : travail en équipe au sein des services de la direction et travail en transversalité avec les directions de la collectivité
  • Relations externes : contacts avec les élus, collectivités et instances extérieures

SPECIFICITES NECESSAIRES A L'EXERCICE DE LA FONCTION

  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Maîtrise des outils de suivi d’activité (tableaux de bord, planning...)
  • Adaptation aux changements de situation, nouvelles tâches, nouvelles missions
  • Polyvalence avec les autres assistantes du service

SUJETIONS PARTICULIERES LIEES AUX FONCTIONS

  • Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
  • Connaissance des règles de la commande publique
  • Connaissance des règles de la comptabilité publique

MOYENS MIS A DISPOSITION

  • Ordinateur
  • Téléphone
  • Logiciel bureautique (Microsoft office)
  • Logiciels informatiques spécialisés (finances, ressources humaines, courrier, actes administratifs)

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Formation de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) en secrétariat bureautique ou avec
    une expérience professionnelle dans le secteur

TEMPS DE TRAVAIL

  • Poste à temps complet (38h45)
  • Du lundi au vendredi (7h45 par jour)

LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE

Au siège de la Communauté d’agglomération de Melun Val de Seine, à Dammarie-lès-Lys.