Située aux portes du Grand Paris (à 25 minutes de la Gare de Lyon et accessible par le RER D), entre Seine et forêt de Fontainebleau, riche d’une histoire millénaire, la Communauté d’agglomération Melun Val de Seine offre une qualité de vie remarquable.

Rattaché à la Direction Générale Adjointe Ressources, nous recrutons :

Un(e) assistant(e) de gestion administrative (Catégorie C).

Missions et activités afférentes

• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (rédaction courriers, gestion des tableaux de bord...)
• Prise de notes, rédaction de comptes rendus de réunions
• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Réception des appels téléphoniques, traitement et diffusion d'informations
• Organisation et planification des réunions (agenda, organisation des RDV, organisation logistique…)
• Accueil physique et téléphonique
• Tri, classement et archivage de documents

Compétences

Savoirs

• Connaitre le fonctionnement des collectivités territoriales

• Connaitre les procédures nécessaires aux activités du poste

• Connaitre les techniques d’accueil

• Traitement des dossiers et saisie de documents

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

• Rédiger des documents administratifs

• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

• Saisir des documents de formes et de contenus divers

• Gérer et actualiser une base d'informations

• Rechercher des informations, notamment réglementaires

• Vérifier la validité des informations traitées

• Gestion du classement et archivage de documents

• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion (MO 365, Word, Excel, Outlook, logiciels…)

Savoir faire

• Savoir rendre compte

• Faire preuve d’initiatives et d’autonomie

• Avoir le sens de l’organisation

• Savoir anticiper.

• Respecter les procédures.

• Communiquer des informations orales et écrites.

Savoir être

• Être ponctuel

• Aptitude à la communication

• Aptitude à travailler en équipe

• Faire preuve de discrétion et observer le devoir de réserve

• Faire preuve d’adaptation

Relations fonctionnelles

• Supérieur hiérarchique direct : Direction Générale Adjointe Ressources
• Relations internes : les cadres et agents de la Direction des Ressources
• Relations extérieures : les élus communautaires, les Directeurs et secrétaires généraux des Communes, les agents des autres collectivités et autres structures publiques partenaires.

Sujétions particulières liées à la fonction

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres

Moyens techniques spécifiques au poste

• Poste informatique et téléphonique fixes

Qualifications requises pour le poste

•  Expérience significative dans des fonctions similaires de deux ans et/ou une formation aux métiers d’accueil ou de gestion administrative (BEP, Bac Professionnel…)

Temps de travail

• Poste à temps complet (38 heures 45), du lundi au vendredi (7 heures 45 par jour)

Localisation géographique du poste

• Au siège de la Communauté à Dammarie-les-Lys