Culture / Sport

Assistant(e) de direction

Référence : Assistant(e) de direction

La Communauté d'Agglomération Melun Val de Seine, recrute un(e) assistant(e) de direction (Catégorie C)

Publié le

Située aux portes du Grand Paris (à 25 minutes de la Gare de Lyon et accessible par le RER D), entre Seine et forêt de Fontainebleau, riche d’une histoire millénaire, la Communauté d’agglomération Melun Val de Seine offre une qualité de vie remarquable.

Rattaché(e) à la Direction Culture et Sports, nous recrutons :

Un(e) Assistant(e) de direction (catégorie C)

MISSIONS ET ACTIVITES AFFERENTES

Billetterie informatisée en réseau et Commercialisation des spectacles

  • Administrer le réseau de billetterie communautaire : 
    • Programmer la saison culturelle dans le logiciel correspondant avec les communes concernées ;
    • Extraire des statistiques (fréquentation, évolution...) ;
    • Centraliser les requêtes et être l’interlocuteur unique auprès du fournisseur (Digitik system) ;
    • Participer et mettre en œuvre la stratégie de commercialisation des spectacles du réseau de billetterie informatisée.
  • Elaborer et mettre en place l'ensemble des actes administratifs relatifs à la mise en vente des billetteries des différentes manifestations culturelles (arrêtés, conventions, bordereau des recettes, état des recettes par manifestation).
  • Gérer la régie de recettes du réseau de billetterie communautaire.
  • Contribuer à l'élaboration budgétaire et assurer l’interface entre les communes et les services informatiques et communication de la communauté.

Administration générale et suivi budgétaire de la Direction

 

  • Assurer l'accueil téléphonique.
  • Enregistrer le courrier et les actes administratifs via les applications métiers (Airs courrier/Airs délib).
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la Direction.
  • Rédiger les convocations des réunions et préparer des comptes-rendus.
  • Suivre l'exécution du budget du service des sports et de la culture (établissement des devis, des engagements de dépenses, contrôle des services faits, ...) et du décaissement des subventions et des fonds de concours sous l'autorité du responsable du service des sports et de la culture.
  • Assurer le suivi des dossiers de demande de subventions pour le service culturel.

Gestion de la patinoire

    •  
  • Assurer les tâches de suivi administratif et de suivi budgétaire relatives à l'exécution du contrat de délégation de service public.
  • Collecter les comptes-rendus mensuels d'activités transmis par le délégataire et en dresser la synthèse annuelle.

AFUL de la Cartonnerie

    •  
  • Assurer l'interface entre les copropriétaires et le syndicat.
  • Suivre les résolutions des Assemblées Générales.

Organisation du dispositif estival d'initiation sportive « Sport Passion »

    •  
  • Mettre en œuvre et suivre l'intégralité de la procédure d'inscription des stagiaires.
  • Assurer le secrétariat du dispositif et suivre l'exécution des procédures administratives nécessaires à sa mise en œuvre.
  • Participer, sous le contrôle du chargé de projets du service des sports, au lancement et au suivi des consultations pour l'organisation des activités, prestations et services du dispositif.
  • Gérer la régie de recettes du dispositif.
  • Suivre l'exécution budgétaire du dispositif.

COMPETENCES

Savoirs

  • Connaître l'environnement et le fonctionnement administratif, juridique et comptable des collectivités et du mouvement associatif.
  • Maitriser le fonctionnement des régies de recettes
  • Maîtriser les techniques de secrétariat
  • Connaissance des principaux acteurs territoriaux du sport et de la culture
  • Maitriser le fonctionnement de la billetterie via son logiciel ou application métier

Savoir faire

  • Disposer d'une bonne capacité rédactionnelle.
  • Savoir rendre compte
  • Gestion du temps et des priorités
  • Maîtriser les suites bureautiques

Savoir-être

  • Esprit d’équipe
  • Rigueur et autonomie
  • Faire preuve de qualités relationnelles.
  • Sens de l’organisation
  • Faire preuve d'investissement.
  • Disponibilité
  • Avoir le goût et le sens du service  public.

RELATIONS FONCTIONNELLES

  • Supérieur hiérarchique direct : Hervé Labove, Directeur Général Adjoint - Direction Culture et Sport et subordination fonctionnelle avec le responsable du service des sports et le responsable du service culturel.
  • Relations internes : tous les services de la CAMVS.
  • Relations extérieures : les administrations, les collectivités, les associations, les entreprises            (prestataires et fournisseurs divers)

SUJETIONS PARTICULIERES LIEES AUX FONCTIONS

  • Permis B en cours de validité.
  • Travail occasionnel en soirée et le week-end.
  • Accepter et assumer la responsabilité des régies de recettes

MOYENS TECHNIQUES SPECIFIQUES AU POSTE

  • Poste informatique et téléphonique.

QUALIFICATIONS ET NIVEAUX D’EXPERIENCE

  • Titulaire du baccalauréat et/ou disposant d'une expérience confirmée ou d'une qualification significative en matière de secrétariat et de gestion administrative.

TEMPS DE TRAVAIL

  • Poste à temps complet (38 heures 45)
  • Du lundi au vendredi (7 heures 45 par jour)

LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE

  • Au siège de la Communauté d’agglomération de Melun Val de Seine, à Dammarie-lès-Lys et dans les communes concernées par la billetterie informatisée en réseau.