Située aux portes du Grand Paris (à 25 minutes de la Gare de Lyon et accessible par le RER D), entre Seine et forêt de Fontainebleau, riche d’une histoire millénaire, la Communauté d’agglomération Melun Val de Seine offre une qualité de vie remarquable.

Actuellement, nous recrutons :

Systèmes d'information

Assistante de direction

Référence : Assistante de direction

La Communauté d'Agglomération Melun Val de Seine, recrute un(e) assistant(e) de direction pour son service informatique (Catégorie C ou B).

Publié le

Missions et activités afférentes

  • Assurer l’accueil téléphonique
  • Prendre les rendez-vous et organiser l’agenda du Directeur et de son Adjoint
  • Préparer les réunions de la Direction en assurant la réservation des salles
  • Gestion des déplacements du Directeur et de son Adjoint
  • Gestion des instances internes et externes en lien avec la Direction
  • Assurer la gestion du courrier et des actes administratifs
  • Assurer l’appui logistique et administratif du directeur de la DMSI, de son adjoint et des chefs de projet (organisation de réunions, convocations comités techniques, séminaires, ateliers…)
  • Gérer les achats (bon de commande, rapprochement de factures avec le logiciel comptable)
  • Préparation et suivi de l’exécution budgétaire de la Direction Mutualisée des Systèmes d’Information
  • Préparation et suivi des budgets «  Systèmes d’Information  » des communes mutualisées
  • Pilotage des marchés de la Direction Mutualisée des Systèmes d’Information
  • Gérer les contrats et marchés de la Direction Mutualisée des Systèmes d’Information
  • Suivre les congés des agents de la Direction Mutualisée des Systèmes d’Information
  • Être garant des procédures administratives de la Direction
  • Organiser le classement et l’archivage
  • Faire le lien entre les prestataires et les communes et intervenir en cas de litige
  • Accompagner les communes adhérentes dans le cadre de la gestion de leurs contrats et factures informatiques.
  • Être l’appui administratif et/ou financier des communes mutualisées

Compétences

Savoirs

  • Bonnes connaissances de l’environnement territorial
  • Connaissance des règles d’achats publics
  • Connaissances de la comptabilité publique M14
  • Règles d’expression orale et écrite de qualité
  • Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
  • Fonctionnement de l’internet

Savoir-faire

  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
  • Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
  • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
  • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Préparer les réunions (réservations, convocations, ordres du jour) et rédiger des comptes rendus
  • S’organiser dans son travail
  • Sécuriser les actes juridiques de la direction et garantir la bonne application des procédures
  • Gérer les contrats, les maintenances, les marchés publics
  • Négocier des prestations
  • Maitriser une démarche qualité
  • Respecter les délais
  • Informer, travailler avec une société partenaire
  •  Connaître et appliquer la méthode projet décidée par la Direction
  • Gérer des projets organisationnels

Savoir être

  • Faire preuve d’organisation
  • Force de proposition
  • Travailler en autonomie
  • Rendre compte
  • Être doté de qualités relationnelles et d'un sens de la communication
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Disponibilité

Relations fonctionnelles

  • Supérieur hiérarchique direct : Directeur Mutualisé des Systèmes d’Information et son adjoint
  • Relations internes : ensemble des services, collègue du pôle administratif
  • Relations extérieures : contacts avec les autres collectivités et instances extérieures

Sujétions particulières liées à la fonction

  • Strict respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Moyens techniques spécifiques au poste

  • Téléphone, matériel informatique
  • Logiciels de courrier et de délibération

Qualifications requises pour le poste

  • BTS secrétariat direction / comptabilité ou équivalent,
  • Expérience professionnelle exigée
  • Connaître l'organisation de la Communauté et de son environnement institutionnel
  • Maîtriser les logiciels transversaux (bureautique, courrier, délibération)
  • Connaître les règles budgétaires et comptables

Temps de travail et localisation du poste

  • Poste à temps complet (38 heures 45)
  • Du lundi au vendredi (7 heures 45 par jour)
  • Au siège de la Communauté à DAMMARIE-LES-LYS
  • Sur le site décentralisé de Melun