Rattaché(e) au Cabinet du Président, la Communauté d'Agglomération Melun Val de Seine, recrute un(e) assistant(e) du Secrétaire Général (catégorie C).

Missions

Assurer la gestion administrative du service

• Participer à l'organisation pratique du service
• Elaboration et suivi du budget du service
• Suivre et gérer l'organisation des dossiers
• Assurer la rédaction et la mise en forme de documents
• Organiser et planifier les réunions et événements, préparer les documents nécessaires
• Assurer l'accueil téléphonique et physique
• Organiser la logistique des besoins matériels et humains des manifestations externes ou internes, mettre en forme des documents d'information pour ces évènements
• Suivi des parapheurs et du courrier
• Recevoir, filtrer et réorienter des courriers et des courriers électroniques

Réunions et instances communautaires

• Information aux élus des réunions
• Préparation logistique des réunions
• Prendre des notes lors de certaines réunions
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Suivi des commissions et des groupes de travail
• Préparer les dossiers des réunions communautaires pour les élus

Agenda du Président

• Préparer les rendez-vous et les dossiers du Président

Gestion des réservations de salles et Agenda communs

• Suivi sur GRR et GLPI
• Mettre à jour l’agenda Commun pour les réunions et les manifestations

Fichiers des personnalités

• Suivi et mise à jour du fichier

En cas de besoin, une aide administrative aux services Fêtes et Manifestations.

Compétences

Savoir

• S'exprimer correctement oralement et par écrit
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Techniques de secrétariat
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Capacité à rendre compte

Savoir-faire

• Connaître le fonctionnement des différentes instances communautaires,
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales,
• Savoir travailler avec initiative et autonomie
• Faire preuve de rigueur et méthode
• Savoir gérer l’urgence
• Savoir s’adapter à la diversité des tâches
• Savoir rédiger

Savoir être

• Discrétion/confidentialité
• Esprit d'initiative
• Rigueur
• Fiabilité
• Loyauté
• Sens du contact et qualités relationnelles
• Sens du travail en équipe
• Sens de la diplomatie
• Disponibilité

Relations fonctionnelles

• Supérieur hiérarchique direct : Secrétaire Général
• Relation interne quotidienne au service avec le Directeur de Cabinet
• Relations internes à la communauté: DGS, services communautaires, élus
• Relations extérieures : ville, partenaires institutionnels et autres partenaires, administrés

Sujétions particulières liées à la fonction

• Respect impératif des délais
• Réunions ponctuelles le soir
• Participations ponctuelles aux manifestations : soir et week-end

Moyens mis à disposition

• Poste informatique et téléphonique,
• Logiciel de comptabilité, courrier et délibération, PAO

Qualifications requises pour le poste

• Etre disponible et discret
• Connaissance des logiciels délibérations, courrier, comptabilité de la CAMVS

Temps et horaires de travail

• Poste à temps complet (38 heures 45)
• Du lundi  au vendredi  (7 heures 45 par jour)  et selon le règlement intérieur

Localisation géographique du poste

Au siège de la Communauté à Dammarie-lès-Lys