Située aux portes du Grand Paris (à 25 minutes de la Gare de Lyon et accessible par le RER D), entre Seine et forêt de Fontainebleau, riche d’une histoire millénaire, la Communauté d’agglomération Melun Val de Seine offre une qualité de vie remarquable.

Actuellement, nous recrutons :

Administration générale

Assistant(e) du Secrétaire Général

Référence : Assistant(e) du Secrétaire Général

La Communauté d'Agglomération Melun Val de Seine recrute un(e) assistant(e) du Secrétaire Général (catégorie C).

Publié le

Rattaché(e) au Cabinet du Président, la Communauté d'Agglomération Melun Val de Seine, recrute un(e) assistant(e) du Secrétaire Général (catégorie C).

Missions

Assurer la gestion administrative du service

  • Participer à l'organisation pratique du service
  • Elaboration et suivi du budget du service
  • Suivre et gérer l'organisation des dossiers
  • Assurer la rédaction et la mise en forme de documents
  • Organiser et planifier les réunions et événements, préparer les documents nécessaires
  • Assurer l'accueil téléphonique et physique
  • Organiser la logistique des besoins matériels et humains des manifestations externes ou internes, mettre en forme des documents d'information pour ces évènements
  • Suivi des parapheurs et du courrier
  • Recevoir, filtrer et réorienter des courriers et des courriers électroniques

Réunions et instances communautaires

  • Information aux élus des réunions
  • Préparation logistique des réunions
  • Prendre des notes lors de certaines réunions
  • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
  • Suivi des commissions et des groupes de travail
  • Préparer les dossiers des réunions communautaires pour les élus

Agenda du Président

  • Préparer les rendez-vous et les dossiers du Président

Gestion des réservations de salles et Agenda communs

  • Suivi sur GRR et GLPI
  • Mettre à jour l’agenda Commun pour les réunions et les manifestations

Fichiers des personnalités

  • Suivi et mise à jour du fichier

En cas de besoin, une aide administrative aux services Fêtes et Manifestations.

Compétences

Savoir

  • S'exprimer correctement oralement et par écrit
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
  • Techniques de secrétariat
  • Capacité d'analyse et de synthèse
  • Capacité à rendre compte

Savoir-faire

  • Connaître le fonctionnement des différentes instances communautaires,
  • Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales,
  • Savoir travailler avec initiative et autonomie
  • Faire preuve de rigueur et méthode
  • Savoir gérer l’urgence
  • Savoir s’adapter à la diversité des tâches
  • Savoir rédiger

Savoir être

  • Discrétion/confidentialité
  • Esprit d'initiative
  • Rigueur
  • Fiabilité
  • Loyauté
  • Sens du contact et qualités relationnelles
  • Sens du travail en équipe
  • Sens de la diplomatie
  • Disponibilité

Relations fonctionnelles

  • Supérieur hiérarchique direct : Secrétaire Général
  • Relation interne quotidienne au service avec le Directeur de Cabinet
  • Relations internes à la communauté: DGS, services communautaires, élus
  • Relations extérieures : ville, partenaires institutionnels et autres partenaires, administrés

Sujétions particulières liées à la fonction

  • Respect impératif des délais
  • Réunions ponctuelles le soir
  • Participations ponctuelles aux manifestations : soir et week-end

Moyens mis à disposition

  • Poste informatique et téléphonique,
  • Logiciel de comptabilité, courrier et délibération, PAO

Qualifications requises pour le poste

  • Etre disponible et discret
  • Connaissance des logiciels délibérations, courrier, comptabilité de la CAMVS

Temps et horaires de travail

  • Poste à temps complet (38 heures 45)
  • Du lundi  au vendredi  (7 heures 45 par jour)  et selon le règlement intérieur

Localisation géographique du poste

Au siège de la Communauté à Dammarie-lès-Lys